Si chiede se è fondato che tutti gli atti che debbono essere protocollati a scuola debbano essere vistati dal Dirigente Scolastico prima di essere protocollati dall´assistente della segreteria. Il dsga interpellato sostiene che questo è regolare perché spetta al dirigente stabilire se si tratta di atti da acquisire al protocollo riservato o a quello generale. Quindi è legittimo che egli visioni preventivamente la corrispondenza in arrivo consegnata a mano. Ma cosa è questo protocollo riservato e quali atti vi devono essere per forza contenuti? I documenti scolastici, non sono quasi tutti riservati? A monte, è legittima questa organizzazione della corrispondenza all´interno della scuola? Il protocollo di una scuola registra la corrispondenza in entrata ed in uscita. Come tale, dovrebbe essere la rappresentazione di quel che realmente accade e del momento in cui accade. Le modalità di assunzione a protocollo della corrispondenza costituiscono un aspetto organizzativo, rimesso alle decisioni del dirigente dell´ufficio. Spetta a lui stabilire le regole di funzionamento del servizio, tenendo presente le norme generali e la legittimità sostanziale cui deve attenersi la pubblica amministrazione (imparzialità, buon andamento, ecc.). Pertanto è legittimo che la consegna a mano della corrispondenza possa andare soggetta ad alcune restrizioni (per esempio, di orario), ma non che possa essere rifiutata o subordinata a valutazioni discrezionali del dipendente o dello stesso dirigente. Diversa è la questione del protocollo riservato. Spetta senza dubbio al dirigente valutare – questa volta sì in forma discrezionale, anche se motivata – cosa debba esservi registrato. L´esercizio di tale potere presuppone che il dirigente prenda visione di tutta la corrispondenza prima di chiunque altro; ovvero che, sotto la propria responsabilità, ne affidi il vaglio preliminare a persona di sua fiducia. Ancora una volta, questo passaggio non può tradursi in un sostanziale rifiuto di registrare l´arrivo di un documento o nel rinvio a tempo indeterminato della trascrizione a protocollo. Un breve excursus normativo per rispondere al quesito posto circa la regolarità della organizzazione della corrispondenza tenuta nella scuola in oggetto. Le norme che disciplinano l´archivio delle istituzioni scolastiche sono ancora gli articolati del R.D. 30.4.1924 n. 965 e successive modificazioni ed integrazioni. Per quanto riguarda il registro del protocollo riservato esso è disciplinato dall´art. 11 del R.D. citato. Dal combinato disposto dell´articolo 11 e dell´ultimo comma dell´ 85, si evince che le carte registrate nel riservato non possono essere archiviate in altri luoghi se non nel “contenitore” appositamente tenuto dal dirigente scolastico. Al R.D. 965/1924 è seguita la legge 7 agosto 1990, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” e il relativo regolamento applicativo (D.P.R. 27/06/1992 n. 352). Successivamente il Ministero della Pubblica Istruzione ha emanato il Decreto n. 60 del 10/01/1996 (“Regolamento recante norme per l´esclusione dell´esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi ai sensi dell´art. 24, comma 4, della legge 7 agosto 1990 n. 241 e dell´art. 8 del D.P.R. 27 giugno 1992, n. 352”). L´art. 2 di tale Regolamento precisa quali siano le categorie di documenti sottratti all´accesso: si ritiene siano queste le tipologie di documenti che vanno registrate sul protocollo riservato e inserite nell´apposito “contenitore” da conservare a cura del dirigente scolastico. Si segnala tuttavia che oramai più d´uno comincia a dubitare che sia legittimo mantenere il protocollo riservato nel contesto delle attuali norme sulla tutela dei dati personali, che (ove correttamente attuate) con l´introduzione del cosiddetto protocollo informatico (D.P.R. 428/1998, D.P.C.M. 31/10/2000 e D.P.R. 28/12/2000, n. 445) offrono già larghe garanzie di protezione della riservatezza dei singoli.
